Dobre zaproszenie to takie, które przekazuje wszystkie ważne dla zapraszanego informacje.
Zachęcamy do zapoznania się z naszą listą i wyboru tych punktów, które będą istotne dla Waszych gości.
Podstawowe informacje:
- cel przyjęcia;
- imię organizatora / solenizanta;
- data przyjęcia;
- godzina przyjęcia, w tym godzina rozpoczęcia oraz godzina zakończenia (lub czas trwania) przyjęcia;
- lokalizacja przyjęcia;
- RSVP (potwierdzenie uczestnictwa) – warto skorzystać z elektronicznego formularza i/lub podać imię osoby do kontaktu oraz numer telefonu, e-mail;
- informacja do kiedy należy potwierdzić uczestnictwo.
Czym prostszy sposób potwierdzenia tym większa szansa zebrania odpowiedzi i mniej niespodzianek w postaci nieprzewidzianych gości.
Dodatkowe informacje:
- wskazówki dotyczące dojazdu do miejsca przyjęcia, mapa – jeśli Twoi goście nie znają lokalizacji wydarzenia;
- informacja na temat obowiązującego stroju – formalne / nieformalne, przebranie czy strój sportowy;
- informacja czy zaproszone są osoby towarzyszące, rodzice, rodzeństwo;
- informacja o ewentualnych posiłkach, które zamierzasz serwować. Punkt ten jest szczególnie ważny, jeżeli planujesz przyjęcie w godzinach obiadowych;
- wskazówki dotyczące upominku;
- jeżeli organizujesz „imprezę składkową”, na którą każdy przynosi coś od siebie, warto przygotować wspólną listę i rozdzielić kategorie produktów pomiędzy poszczególnych gości.
Wysyłanie i wręczanie zaproszeń – kilka dodatkowych wskazówek
- Zaproszenia rozsyłamy z odpowiednim wyprzedzeniem, dając gościom szansę zaplanowania uczestnictwa. W większości przypadków z wyprzedzeniem 2-3 tygodniowym. Jeśli jednak planujemy wydarzenie w okolicach dni świątecznych, warto wydłużyć ten czas do 4 tygodni.
- Jeśli zapraszasz telefonicznie lub podczas osobistej rozmowy, pamiętaj aby ponowić zaproszenie w formie pisanej.
- Wręczanie dziecku zaproszeń do szkoły to nie zawsze dobry pomysł: po pierwsze może je zgubić po drugie jeśli przekazane zostało niewystarczająco dyskretnie może zranić dzieci, które nie zostały zaproszone.